Ledenadministratie:Hoofdpagina

Ledenadministratie handleiding.

1 Hoofdmenu Hier de toetsen van het hoofdmenu Let op. Je werkt op een website. Je krijgt een zogenaamde sessie. Indien je niet op tijd opslaat kunnen gegevens verloren gaan. Dit is onvermijdelijk, immers ook anderen kunnen op een bepaalde pagina bezig zijn. 1.1 Gegevens bewerken 1.1.1 Ledenlijst OPMERKING: In de ledenadministratie staan enkel die namen die wij nodig hebben voor het beheer van het kerkhof (kerkhof is nog niet operationeel), de actieve leden van koren, acolieten en de kerkbijdrage. Dus enkel die info die wij strikt nodig hebben om te kunnen functioneren. Je kan op diverse manieren toegang krijgen tot personen of adressen. Als je adres selecteert dan krijg je alle adressen in de parochie, ook de onbewoonde. Als je straat selecteert krijg je alleen de bewoonde adressen. In de donker roze balk rechts kan je zien of de persoon nog elders in ons systeem voorkomt. Indien de naam en geboortedatum van iemand bekend zijn dan wordt het veranderen ervan geblokkeerd (tenzij voor webmaster). Dit is om te voorkomen dat men bv. Jan verandert in Piet die bv. zoon of broer is, dan raken de unieke ID-nummers door de war. 1.1.1.1 Lid kiezen Dubbelklik op naam. 1.1.1.2 Nieuw lid inbrengen? (Toets onder aan elk pulldown-menu) Vergewis je ervan dat de nieuwe persoon niet al bestaat. (Het systeem meldt de webmaster als er een lid mogelijk dubbel is ingebracht). Als je op een bewoond adres staat kan je ook via "Voeg persoon toe op dit adres" een persoon toevoegen. Het is beslist niet toegestaan fictieve namen te geven zoals "Aan de bewoners van". 1.1.1.3 Hoofdbewoner Probeer in principe om een hoofdbewoner aan te wijzen. Dit is van belang voor de actie kerkbijdrage. 1.1.1.4 Zwarte lijst= Je kan als je op adres selecteert een bestaand adres op de zwarte lijst plaatsen. Dit is bedoeld om mensen die heel moeilijk doen geen brief voor de kerkbijdrage te sturen. Aan een adres op de zwarte-lijst kunnen geen persoonsgegevens gekoppeld worden. Het adres verschijnt dus ook niet bij de mailing van actie kerkbijdrage. Het wordt wel meegenomen in de lijst niet-woningen, waar het met een opmerking gemarkeerd wordt. 1.1.1.5 Archiveren Tref je een persoon/gezin aan dat niet meer woont op een bepaald adres dan archiveer de persoon/gezin. 1.1.1.6 Lid verwijderen? Dit kan eigenlijk niet! Normaliter is het archiveren. Je kan een lid enkel verwijderen als het niet intern gekoppeld is aan andere databestanden. In het laatste geval is de toets verwijderen actief, maar eigenlijk mag enkel de webmaster dat doen. Omdat dit laatste wel erg beperkend is blijft deze mogelijkheid voorlopig open. 1.1.1.7 Dubbele naam? Indien een persoon dubbel ingevoerd is, gebruik de toets ontdubbel. Deze toets staat je toe twee namen te identificeren (en daarna ev. te corrigeren). Eventuele links naar andere onderdelen zoals kerkbijdrage, doopsel, etc. gaan zo niet verloren. 1.1.1.8 Wat doen bij een verhuis? Je gaat naar het lid toe en verandert gewoon het adres. Als het de hoofdbewoner van een adres betreft wordt vanzelf gevraagd of het hele gezin meeverhuist. Als iemand naar buiten de parochie verhuist en geen band met onze parochies heeft, dan moet je hem archiveren (Toets bovenin). Is iemand overleden en je weet dat zeker, vul dan de echte of een fictieve overlijdensdatum in (bv. 01-01-2015) en archiveer hem/haar vervolgens. Woont iemand niet meer op een bepaald adres: archiveer hem. Je mag beslist niet iemand verwijderen en dan opnieuw inbrengen. 1.1.1.9 Ontbrekend adres bij actie kerkbijdrage Je kan gemakkelijk een adres toevoegen, check echter eerst onder niet-woningen (incl. zwarte lijst) of het adres niet als ingevoerd is maar bewust geblokkeerd. 1.1.1.10 Adres wissen Een onbewoond adres kan je archiveren als niet-woning of als het adres niet meer bestaat wissen. De toegang hiertoe vind je onder archief. Let wel een onbewoonde woning (bv. handelspand) hoort in het systeem te blijven anders blijf je ieder jaar adressen corrigeren. Je mag enkel afgebroken woningen wissen. Je kan een adres overigens enkel wissen als er niemand meer aan gelinkt is. D.w.z. als er nog bewoners gearchiveerd zijn, dan moeten deze eerst verwijderd worden. Dat kan enkel indien zij nergens anders als actief lid in de database voorkomen. Dit is om te voorkomen dat met het verdwijnen van een woning ook de naam van een recente kerkbijdrager verdwijnt. 1.1.2 Archief Hier vind je alle gearchiveerde leden (de facto enkel kerkbijdrageleden die in de laatste 5 jaar nog betaald hebben). Zo kan iemand die bv. weer terugkeert in onze parochies weer geactiveerd worden. 1.1.3 Mail-instellingen Dit zijn de algemene instellingen van "Ledenadministratie" opgeslagen in de database: verantwoordelijkheid van de webmaster. 1.2 Presentatie gegevens Hier komen diverse manieren om inzicht in de gegevens te hebben, enz. Dit wordt geleidelijk uitgewerkt 1.3 Contact 1.4 Beheersmiddelen webmaster Hier staan een aantal hulpmiddelen om te voorkomen dat leden dubbel ingevoerd worden, enz. Enkel indien er actie mogelijk of nodig is die onder een toets zit is de toets actief (enabled). 2 Uitleg van toetsen en opmerkingen 2.1 Toetsen actualiseer = doorrekenen van de huidige pagina en bv. postcode uitrekenen. Er wordt nog niets opgeslagen, enkel worden gegevens die automatisch aangevuld kunnen worden ook daadwerkelijk aanngevuld op het scherm. 2.2 Inbrengen straatnaam: Probeer deze correct in te brengen. Gebruik bij adressen binnen onze parochies de pulldown-lijst bij straat om verkeerde spelling te voorkomen, waardoor het adres niet herkend wordt. postcode: Het systeem vult zelf de postcodes binnen de parochie in (bv. bij gebruik: actualiseer). De overige postcodes dien je zelf in te brengen. 3 Actie kerkbijdrage Onder jaarlijkse mailing worden de adressen voor de actie kerkbijdrage, voorzien van een nummer (te vermelden bij betaling) gegenereerd. De gekozen adressen worden in een tabel gezet. Deze tabel kan door andere programma's gebruikt worden voor de mailing. In ons geval WordPerfect. Bij de uitdraai worden de adressen die als niet-woning opgeslagen zijn of die op de zwarte lijst staan overgeslagen. Handleiding hierover elders ... wordt na export verwerkt in WordPerfect. TODO: Het is de bedoeling om op termijn deze hele mailing op deze website af te werken. Alle adressen in de parochie krijgen een brief getiteld: "Aan de bewoners van". vanwege de AVG-regelgeving. Buiten de parochie, betreft het altijd actieve leden van de parochie en wordt het op naam (en via post meestal) verstuurd. 4 Over het systeem zelf 4.1 Klaar VOOR DE AVG-regelgeving: Bij het inbrengen van nieuwe personen bv. bij uitvaart, huwelijk, kerkbijdrage werd de mogelijkheid geboden om meteen bestaande personen aan te klikken (helpt dubbele invoer voorkomen). HEDEN: Enkel degenen van wie wij info nodig hebben: medewerkers (incl. koor/acolieten), kerkbijdrageleden wordt opgeslagen, evenals de rechthebbenden van graven onze kerkhoven. Overledenen die een uitvaart in onze parochies krijgen worden automatisch als overleden aangemerkt in de database. Overledenen waarvan niet zeker is of zij corresponderen met iemand in de ledenadministratie, kunnen via de knop synchroniseren (waaronder deze probleemgevallen zich verzamelen) verwerkt worden. Omdat de info van de kerkbijdrage veel gelijkenis vertoont met de ledenadministratie heeft de eerste een groene en de tweede een rode achtergrond. Mensen gedoopt, gevormd ... worden, worden stationair opgeslagen, d.w.z. hun gegevens worden bevroren op het moment van doopsel enz. Zij worden (sedert AVG regelgeving) niet meer gelinkt naar een actuele persoon. Dit gebeurde voorheen via een zogenaamde Nep_PID. Dit systeem is volledig uitgeschakeld. 4.2 Todo handleiding voor de jaarlijkse mailing via WordPerfect en ev. deze op website maken. 4.3 Uit de tijd voor de AVG Vanwege de AVG is het volgende afgebouwd en is de betreffende info gewist en is de software aangepast en zijn betreffende subroutines gewist. HET VOLGENDE GEBEURT DUS NIET MEER: ontvangers ziekencommunie, stichters van stichtingen, rechthebbenden van graven ... worden (indien binnen parochie wonend/of lid van kerkbijdrage) automatisch toegevoegd. alle aanvraag- en aanmeldformulieren die info opleveren deze laten afdragen aan par_persoon etc. 4.4 Let op Het grote gevaar in de ledenlijst is een identiteitswissel, er zijn een aantal beveiligingen al ingebouwd. Een identiteitswissel betekent dat iemand het identificatienummer (al u wil het sofinummer van de website) van iemand anders krijgt. (Dit nummer heet in ons systeem PID). Ter voorkoming hiervan wordt op de gevaarlijkste plaatsen de toegang tot veranderingen beperkt tot de webmaster. Nooit een naam (bv. Janssen) veranderen met de bedoeling er een andere persoon van te maken. Je kan wel een naam corrigeren, maar niet een bestaande naam van identiteit veranderen. Daarom altijd een nieuwe persoon op de reguliere manier invoeren en niet een oude naam proberen aan te passen (wat sneller lijkt te gaan, maar wat dus grote problemen veroorzaakt). Er wordt gestreefd om alle mogelijkheden om fouten te maken afgesloten worden. Straatnamen zijn heel belangrijk. Gebruik de pulldown-menu's voor de straatnamen van de eigen parochies, om ze foutloos in te voeren. Er zit overigens een behoorlijke algoritme achter om fouten te ondervangen. alle lege adressen of adressen van niet-woningen binnen de parochiegrenzen blijven onder keuze adres toegankelijk. vul geen onzinnige namen in zoals "Aan de bewoners ..." . Bij mailings op adres worden de onbewoonde adressen automatisch aangevuld. de administrators van de kerkbijdrage hebben ipso facto toegang hebben tot ledenadministratie vw. de opbouw van de database dubbele namen/adressen kunnen enkel door de webmaster aangepakt worden, in afwachting van een beschermende algoritme. Er zijn diverse ledenbestanden actief: (ieder met eigen machtigingen) doopsel huwelijk vormsel misdienaar jeugdkoor rondbrengers kerkbijdrage kerkbijdrage ziekencommunie palmpasen (enkel tijdelijk bij palmpasenprocessie) missen bestellen (enkel voor duur van afhandeling van de bestelde intentie) personeel adreslijst (privé) adressen-no-person (enkel niet-personen, zoals adressen van kerkhoven, uitvaartondernemers, enz. valt niet onder AVG) uitvaart (namen overledenen vallen niet onder AVG) graven (enkel namen van rechthebbenden vallen onder AVG en zijn nodig voor het beheer)