1 Inleiding
- Omdat de info van de kerkbijdrage veel gelijkenis vertoont met die van de ledenadministratie hebben de volgende pagina's respectievelijk een groene of rode achtergrond.
- Om identiteitsverwisseling te voorkomen (d.w.z. iemand krijgt de unieke registratiecode van een ander) zijn een aantal handelingen gereserveerd voor de webmaster tot er sluitende algoritmen gevonden zijn om dit op te lossen. Zie de handleiding bij de ledenadministratie.
- De fundamentele reden hiervoor is dat de registratiecode (als je wil het sofinummer van de website) is de enige link tussen Jantje die misdienaar is, in het koor zingt, kerkmeester is, bijdrage betaalt, enz.
- Een persoon heeft daarom één uniek registratienummer (ofwel PID) één naam, één geboortedatum, .. enz.
- Het registratienummer kan nooit aan een ander gegeven worden.
- Namen worden verwerkt volgens het internationale systeem: 'van Mulken' is 'van Mulken' en niet 'Mulken, van'. Het scheelt een boel in de complexiteit van het namenbeheer.
- Ook adressen hebben een uniek nummer (AID). De verwerking hiervan is volledig automatisch.
- Wie niet betaalt gedurende 4 jaar wordt automatisch onder oud-leden geplaatst.
- Om bv. een dubbel ingebracht iemand (kan m.n. via adres, onbekend gebeeuren) te verwijderen moet hij/zij eerst verwijderd worden uit de actieve leden. Vervolgens met een tweede handeling moet hij/zij weer gekozen worden in de oud-leden, daar zit de knop voor definitief verwijderen. Het systeem regelt de rest. Denk eraan eventueel betaalde bedragen bij de "dubbele" onder te brengen.
- Een lid wordt indien hij/zij een uitvaart heeft via onze parochie automatisch als overleden aangemerkt en blijft vw. het gemak van de administratie nog 120 dagen in de ledenlijst staan, daarna gaat hij/zij naar de oud-leden. Indien de overledene een bekende partner heeft, wordt de kerkbijdrage automatisch en onmiddellijk op zijn/haar naam gezet.
- Indien iemand van bv. Meers naar Elsloo verhuist, wordt gewoon een nieuw kerkbijdragelid aangemaakt in Elsloo. De oude gegevens blijven bestaan in Meers, maar worden niet verder gekoppeld, vanwege te complex.
- TIP: Kijk bij een onbekende naam of het banknummer misschien als eens gebruikt is (onder ledenlijst optie banknummer kiezen). Dit kan helpen tot identificatie.
2 Deelnemers met onbekend adres
Deelnemers met een onbekend adres kunnen direct vanuit het hoofdmenu worden ingevoerd.
Het is de knop nieuw lid, adres onbekend in de eerste kolom.
In het systeem krijgen zij een fictief adres. Dit mag je veranderen in een echt adres als de nodige gegevens bekend worden.
3 Overledenen
Indien iemand vanuit onze parochies begraven wordt en hij/zij doet mee aan kerkbijdrage dan worden de rechten automatisch overgezet naar de echtgenoot/echtgenote als deze nog leeft.
Bij deze omzetting wordt voor een weduwe de meisjes-achternaam gebruikt. (Dit heeft zijn nadelen, maar ook op termijn voordelen).
Gedurende 120 dagen blijft een overledene zonder partner nog in de gewone ledenlijst staan.
In de database (van leden van de kerkledenadministratie) wordt in elk geval de sterfdatum verwerkt.
In de ledenadministratie zijn er hulpmiddelen om eventuele fouten hierin te corrigeren en het overlijden van een deelnemer die niet via de parochie begraven is in te voeren.
4 Invoeren vanuit betalingskenmerk
Het betreft hier het betalingskenmerk op de brief actie kerkbijdrage:
- Bestaande deelnemers hebben een bealingskenmerk in de format: 023 xxxxx; (023 = hierin de laatste 3 cijfers huidige jaartal)
- 021 (022 enz.) is de jaarcode, xxxxx is registratienummer met voorloopnullen.
- De voorloopnullen kan je weglaten om de registratiecode te hebben en dan direct het bedrag te boeken.
- Nieuwe deelnemers hebben een betalingskenmerk in de format: xxxxx000.
- De cijfers vóór 000 zijn een middel om de betaling aan een adres te linken (het is de adrescode).
- Een lid op deze manier inbrengen gebeurt via de keuzeknop in eerste kolom: nieuw lid vanuit code op brief.
- Let op: Het is mogelijk dat een deelnemer verhuisd is zonder dat dit verwerkt is en dat een adres ten onrechte met een 023 xxxxx nummer wordt gemerkt.
|
